PMBOK第十章-项目沟通管理1

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所属分类:项目管理

分享PMBOK十大知识领域中的项目沟通管理主要内容。

项目沟通管理包括通过开发工件,以及执行用于有效交换信息的各种活动,来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。

项目沟通管理由两个部分组成:第一部分是制定策略,确保沟通对相关方行之有效;第二部分是执行必要活动,以落实沟通策略。

项目沟通管理的过程包括:

10.1 规划沟通管理 — 基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产,以及具体项目的需求,为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。

10.2 管理沟通 — 确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。

10.3 监督沟通 — 确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。

【项目沟通管理的核心概念】

沟通是指有意或无意的信息交换。交换的信息可以是想法、指示或情绪。

信息交换的方法包括:

1、书面形式。实物或电子形式。

2、口头形式。面对面或远程形式。

3、正式或非正式形式(用正式纸质或社交媒体)。

4、手势动作。语调和面部表情。

5、媒体形式。图片、行动,甚至只是遣词造句。

6、遣词造句。表达一种想法的词语往往不止一个,且各词语的含义会存在细微差异。

项目经理的大多数时间用于与团队成员和其他项目相关方沟通,包括来自组织内部(组织的各个层级)和组织外部的人员。不同相关方可能有不同的文化和组织背景,以及不同的专业水平、观点和兴趣,而有效的沟通能够在他们之间架起一座桥梁。

沟通活动可按多种维度进行分类,包括(但不限于):

1、内部。针对项目内部或组织内部的相关方。

2、外部。针对外部相关方,如客户、供应商、其他项目、组织、政府,公众和环保倡导者。

3、正式。报告、正式会议(定期及临时)、会议议程和记录、相关方简报和演示。

4、非正式。采用电子邮件、社交媒体、网站,以及非正式临时讨论的一般沟通活动。

5、层级沟通。相关方或相关方群体相对于项目团队的位置将会以如下方式影响信息传递的形式和内容:

--向上沟通。针对高层相关方。

--向下沟通。针对承担项目工作的团队和其他人员。

--横向沟通。针对项目经理或团队的同级人员。

6、官方沟通。年报,呈交监管机构或政府部门的报告。

7、非官方沟通。采用灵活(往往为非正式)的手段,来建立和维护项目团队及其相关方对项目情况的了解和认可,并在他们之间建立强有力的关系。

8、书面与口头沟通。口头(用词和音调变化)及非口头(肢体语言和行为),社交媒体和网站、媒体发布。

【项目沟通管理的发展趋势和新兴实践】

在关注相关方,以及认可相关方的有效参与对项目及组织的价值的同时,也要认识到制定和落实适当的沟通策略,对维系与相关方的有效关系是至关重要的。

项目沟通管理的发展趋势和新兴实践包括(但不限于):

1、将相关方纳入项目评审范围。

2、让相关方参加项目会议。

3、社交工具的使用日益增多。

4、多面性沟通方法。

【裁剪时需要考虑的因素】

因为每个项目都是独特的,所以项目团队需要裁剪项目沟通管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):

1、相关方。

2、物理地点。

3、沟通技术。

4、语言。

5、知识管理。

【在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素】

在模糊不定的项目环境中,必然需要对不断演变和出现的细节情况,进行更频繁和快速的沟通。因此,应该尽量简化团队成员获取信息的通道,频繁进行团队检查,并让团队成员集中办公。

此外,为了促进与高级管理层和相关方的沟通,还需要以透明的方式发布项目工件,并定期邀请相关方评审项目工件。

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